Como criar uma empresa

Numa época em que está na moda ser empreendedor e abrir empresa, o que faz falta são artigos que expliquem o lado negro das empresas. Em especial nas unipessoais onde uma pessoa tem de ser gestor, economista, vendedor, força de trabalho e recursos humanos. Na televisão dizem que é assim que se chega a milionário, mas não é tão fácil como parece.

Aqui exponho a minha experiência nos primeiros meses, na esperança que seja útil para mais alguém.

Antes de constituir a empresa

Perguntas

É importante falar com muita gente que tenha passado por isso e ir aos sítios oficiais perguntar tudo. Por vezes o que parece óbvio não é assim tão óbvio. Depois da pesquisa online andei quase duas semanas a fazer as mesmas perguntas a diferentes pessoas e surgiam novas perguntas a cada dia.

Abrir uma empresa custa dinheiro. De 220 a 360 euros dependendo de ser online ou presencial. Apesar de ser fã do online, para isto optei pelo presencial para colocar as últimas dúvidas que ainda tinha. A Empresa na Hora demora exatamente uma hora por isso não é muito tempo. Pode ser feito em Cartórios, Conservatórias e Lojas do Cidadão em diversas cidades. Eu fui colocar questões no Balcão do Empreendedor do Porto (Loja do Cidadão das Antas) e no 1º Cartório Notarial (à Praça da República) por me terem sido os sítios recomendados. Acabei por fazer no primeiro devido à localização e horário que era mais conveniente.

Devido a alterações recentes na lei, para abrir uma empresa não é preciso um grande investimento, nem ter o dinheiro todo à partida. Basta um euro e pode ser entregue até ao final do primeiro ano. É conveniente ser um montante acima de um euro pois é esse valor que define a reputação da empresa e o limite da sua responsabilidade. Por exemplo, se vir uma empresa com um euro de capital social e uma com dez mil euros, qual lhe dá mais confiança? Além disso, caso precise de um empréstimo é para esse valor que o banco olha primeiro.

O dinheiro depositado é suposto ser usado na empresa, na compra de equipamento, pagamento de salários e etc. Não é um depósito que tem de ficar parado como garantia.

Contabilista

Também aqui é fundamental falar. Se há coisa que não confio a ninguém é dinheiro e a contabilidade é a parte mais crítica de uma empresa. Taxas, impostos, despesas, declarações…. Basta falhar um papel e pode ser uma grande multa ou, no limite, pena de prisão. Pedir recomendações é importante e ainda mais falar com todos pessoalmente antes de escolher. Pelo menos três para não haver surpresas. E claro, ter por escrito o que fazem e o que não fazem e os prazos com que nos informam dos impostos a pagar. Quanto ao preço, dependerá da quantidade de trabalho que seja dado, mas uns 1000 a 1500 por ano é normal. O IVA volta, mas como tem de ser adiantado prefiro usar os preços com IVA para não ter surpresas.

Uma curiosidade é que há contabilistas a pedir 13 e 14 mensalidades em vez de 12 devido ao trabalho extra em algumas alturas do ano. Outros cobram pelas capas de arquivo e fotocópias, outros pelo software de faturação… Há muitas formas de trabalhar, mas também há gente demasiado criativa. Desde que sejam transparentes à partida sobre o que fazem e o que cobram, por mim podem pôr as linhas que quiserem na fatura.

Pode também ser conveniente contratar um advogado para redigir contratos caso tencionem fazer acordos e parcerias ou contratar colaboradores.

Banco

Se precisa do capital social depositado em cinco dias úteis e as transferências demoram um ou dois, é importante escolher o banco antes do arranque da atividade. Também aqui, nada como ir a um balcão e perguntar.

Há três critérios básicos que exijo a um banco. 1) Mensalidade razoável. 2) Não ter taxas escondidas (taxas de transferência, taxas de cartão, taxas por não utilização de serviços…). 3) Ter um bom serviço online. Eu acabei por fazer uma única visita a balcões porque o que tinha melhor preço para a minha empresa (normalmente o preço depende do dinheiro na conta) tinha também as melhores taxas e um serviço online no qual confio (ainda que eu seja muito crítico de todos os serviços de banca online que já vi).

Seguro

Também o seguro é importante assim que se começa a laborar por isso procure antes. Existem simuladores online e mediadores que podem procurar a melhor oferta por si. Aqui os detalhes variam muito e o valor depende da área de atividade e do salário, mas assumindo que não espera receber o prémio, só precisa de o ter por questões legais e o mais barato serve. Aqui o mais importante é saber se precisa de cobertura no estrangeiro (ausências contínuas por mais de 15 dias) ou não. O valor ronda 1% do salário bruto anual. Havendo estabelecimentos é preciso outros seguros para os imóveis recheio.

Notas:
Seguro de trabalho cobre acidentes no local de trabalho e nas deslocações de/para o local de trabalho/formação. Não cobre situações anteriores ou noutras situações.
É preciso comunicar as férias à seguradora.
Ser subcontratado coloca a responsabilidade na empresa contratadora, não na contratada por isso se as idas ao estrangeiro são para um cliente o seguro dele é que tem de assegurar isso. Mesmo assim acabei por fazer completo que a diferença era mínima. Arrependi-me quando confinamos pois acabaram as viagens ao estrangeiro, no país, ao escritório... e eu continuava a pagar.

Nome

“Se a rosa tivesse outro nome, ainda assim teria o mesmo perfume” pode ser verdade no caso de Shakespeare, mas é importante ter um nome em condições para a empresa.

Opção 1) registar um nome antecipadamente. Tem um custo de 75 euros e pode demorar 15 dias. E pode ser recusado.

Opção 2) escolher um nome da lista de nomes da Empresa na Hora. Vai sair algo do género “Avestruz Cor-de-rosa”, “Candeeiro com Franja” ou “Azulejos Sarapintados”. Convém ver antes e ter vários em mente pois quando lá chegar os melhores (ou devo dizer menos maus?) já foram ocupados. Se não gostar, depois pode sempre mudar o nome ou registar uma marca e usar essa designação. Ambos os cenários trazem custos.

Opção 3) Usar o próprio nome. Caso tenha um nome invulgar é mais provável que não esteja ocupado. Como o Nuno Reis já existia e não quis incomodar o outro Nuno Cubal (já lhe ocupei muitos nomes de utilizador em toda a Internet) optei pelo Nuno Cubal Reis. Toda a gente sabe que sou eu e é único.

Sede

Muitos negócios não precisam de um escritório convencional e se não tiver de o usar, o ideal é não ter um sítio fechado a custar renda. Por isso se fala tanto de começar negócios em casa e empresas de garagem. No entanto não gosto da ideia de dar a morada de casa a toda a gente. Especialmente se é uma casa alugada e não pode garantir que lá ficará para sempre. A lei não permite que se use apartados, por isso a solução são os escritórios virtuais e espaços de co-working. O preço, localização e horário é para ter em conta. No meu caso consegui na UP! por 10€ mensais um escritório aberto mais de 70h por semana para o correio. Com tempo de co-working ficaria mais caro, mas como trabalho a maior parte do tempo nos clientes, não justificava a despesa fixa. Entretanto esse espaço fechou, mas encontrei uma nova casa no Armazém Cowork, junto ao Marquês.

Outra dica: também para email da empresa é melhor ter um endereço separado do pessoal. Mais à frente explico o porquê.

A pergunta mais importante antes de criar uma empresa é “o que vou fazer nos próximos 5 anos?”. A resposta tem de ser escrita com grande detalhe para o Objecto Social que vai ficar no contrato de constituição da empresa (se não estiver lá, não pode ser feito) e a lista de atividades económicas tem de ser percorrida com atenção. No meu caso escolhi mais de dez códigos de atividade pois cobre tudo o que é informática, formação, eventos, criação de conteúdos audiovisuais e ainda algumas outras que podem vir a dar jeito. Porquê? Porque tudo aquilo que já fiz de graça, não me importo de fazer sendo pago.
Os códigos de atividade devem ser listados por importância. Primeiro indique o principal e dois secundários. O resto pode ser acrescentado mais tarde e não é importante. Desde que a atividade esteja especificada no pacto social, pode ser realizada pela empresa. Há um limite de 20 códigos por isso convém reservar para aqueles que causam diferença ao consumidor como por exemplo, restaurantes, cabeleireiros e oficinas cujas faturas têm estatuto especial. Quanto à descrição a melhor solução é procurar empresas que façam o mesmo ou parecido e inspirar-se nas descrições delas. Esse trabalho também serve para conhecer a concorrência antes de se atirar de cabeça.

Finanças

Convém fazer contas antes de definir o salário que pretende receber. Um salário bruto de 1000€ vai pagar 119€ de IRS que sai do salário. Outra dica importante é sobre o IVA. Como é pago em meados do segundo mês depois da data de fatura, é melhor esperar por dia 1 do que faturar dia 30 que sempre se paga 29 dias depois e dá mais um mês ao contabilista para tratar desse documento em vez de ser tudo em cima da hora. E se for empresa com faturação trimestral, ainda melhor pois um documento de 31 de Março tem de pagar em Maio e se for de 1 de Abril já só paga em Julho. Anda por aí muita engenharia financeira, mas isto é uma de duas simples estratégias para escapar aos impostos. A segunda passa por antecipar despesas de forma a minimizar os lucros de um ano. Claro que isto só adia, a única forma segura de não ter preocupações com as finanças, é fazer tanto dinheiro que pagar impostos seja um prazer.

Se não estiver a receber salário doutra empresa ou reforma, terá de pagar segurança social. Isso significa que um salário bruto de 1000€ vai contribuir com 347.5€ para a Segurança Social. Os primeiros 110 saem do salário (assinalados no recibo) e o resto é a empresa que paga.

Subsídio de refeição

Nem tudo desconta ao salário. O subsídio de refeição é um extra recebido por cada dia trabalhado. O máximo que se pode receber sem pagar impostos é 4.77€ por dia. Acima disso compensa usar os cartões refeição que permitem passar dos 7€ sem imposto e podem ser usados em restaurantes e em empresas com código de atividade restauração (por isso é válido em cafés, supermercados e semelhantes). Para uma empresa normal é conveniente um que tenha ampla cobertura, mas enquanto a empresa é de uma pessoa, pode ser com base nas lojas que frequenta.

Fica ainda uma dica, veja outras ajudas de custo que essas empresas oferecem como os cheques creche e educação que subsidiam infantários, escolas e mesmo universidades (e lojas de livros). Se puder ser usado assim, é melhor do que transferir como salário e pagar impostos sobre o montante. E quanto mais dinheiro passar pela empresa prestadora desse serviço, menores são as comissões que terá de pagar.

Salário

Pode ser uma surpresa, mas convém pensar em salários baixos ao início. Os motivos são simples: se não houver dinheiro, não há salário para ninguém, mas as finanças querem a sua parte na mesma. E o seguro é proporcional ao salário. É sempre mais fácil aumentar o salário mais tarde, do que descê-lo. Assim que tenha uma ideia dos lucros anuais, pode ajustar os salários, mas o primeiro ano tem de ser conservador. Para o mesmo salário de 1000 euros, num mês com 20 dias, a empresa terá de pagar 347.50 à Segurança Social, 119 à Autoridade Tributária e 886,40 ao colaborador (usando como referência os tais 4.77 de subsídio). O valor total não está próximo dos 1000 porque a maior parte da Segurança Social é suportada pela empresa, o salário só perde 110€ e 119€. Para cada um dos catorze meses é preciso contar com uma despesa de 771€ em salário, 119 em IRS, 347.5 em Segurança Social e em onze dos meses ainda dar cerca de 95,4 de subsídio de refeição.
Ou seja, num ano a empresa paga cerca de 18375€ em salário e despesas associadas para o colaborador receber 11845€. Cerca de 35% ficou em impostos.
Se não houver garantias de conseguir faturar esse montante, a empresa vai ter prejuízo mesmo sem comprar nada. E ainda falta indicar as despesas de escritório, contabilista, seguro… Cerca de 20000 anuais para pagar 1000€ mensais a uma pessoa. Isso significa que cada dia útil tem de render 90€, ou 112€ se falarmos de valores com IVA. Sim, porque tudo o que se vende tem uma taxa que em princípio será de 23%.
Por isso é importante ter algum capital social. Esse dinheiro em caixa é também o pé-de-meia que vai segurar a empresa nos meses piores.

Outras despesas

O cenário de que falo é uma pessoa a prestar serviços. Se for para vender produto é preciso ter stock e armazém. Se for em loja física é preciso pelo menos mais uma pessoa para manter aberto num horário que interesse aos clientes. Entre compra de produtos, disponibilidade de espaços e contratação de pessoas, os montantes começam a ser preocupantes.

3em1

Há um pacote que oferece a preços convidativos um domínio .pt e alojamento por um ano. O que era suposto ser uma boa ideia – obrigar as empresas a estar online – acabou por se revelar um barrete. Na prática estão a criar uma nova despesa. Quem não percebe disso vai aderir a um qualquer plano sem saber se está a pagar muito ou pouco e se não tinha intenção de usar provavelmente vai acabar por não usar, mas pagando 15 a 50€ anuais pelo meio.

Sugestão: falem comigo antes de se meterem nisso.

Criação da empresa

Para ir à Empresa na Hora só precisa de saber os seus dados pessoais (nome, morada, NIF e semelhantes), a morada da empresa, o capital social que vai ser depositado e de preferência indicar logo o NIF do contabilista. Claro que precisa de levar o Cartão de Cidadão por isso a maior parte da informação está lá.
Se reservou um nome tem de levar o comprovativo. Senão, na hora escolha um da lista ou tente registar o seu.
E precisa de pagar a criação da empresa, em numerário ou Multibanco. Nada como ficar acostumado desde o primeiro instante a pagar.
Na hora é feita a ata e são entregues os primeiros dados da empresa como o número de identificação fiscal e o número de certidão permanente.
Saindo daí, o próximo destino é o banco para criar a conta. Exigem identificação pessoal (Cartão de Cidadão), comprovativo de morada (a Carta de Condução serve) e a certidão permanente. A informação pedida é muita, mas resumidamente é se a nova empresa vai fazer negócios fora da União Europeia e se o sócio tem cargos políticos. O processo todo pode demorar até duas horas e nesse momento o papel mais importante é um comprovativo em como a conta pertence à empresa. Se a abertura de atividade nas finanças for presencial, é preciso mostrar esse papel.

Entretanto surgiu uma nova formalidade da treta que é o Registo de Beneficiário Efetivo. Também é obrigatório, mas até hoje não lhe vi utilidade real além de dar dores de cabeça a todas as empresas e associações.

Tendo o IBAN da conta, é preciso depositar lá o dinheiro do capital social. A entrega pode ser feita num balcão, mas assumindo que estamos a falar de milhares de euros, uma transferência é mais confortável. Os cinco dias úteis são uma boa pressão para pôr o dinheiro de lado e começar a pensar como entidade empresa, ainda que seja preciso esperar uma semana para poder começar a mover o dinheiro sem usar os balcões.
O banco enviará para a morada da empresa diversas cartas como utilizador e senha para acesso ao site em cartas separadas, outra com o cartão de crédito/débito, outra com o pin do cartão, outra com o comprovativo de transferência recebida… Habitue-se pois não são os piores.

SPAM

A ideia de ter uma morada para a empresa prova ser acertada quando começar a chegar o spam. Além do digital também o há em papel. Logo no segundo dia tinha recebido o primeiro email não desejado. Uma empresa a dizer que era parceira do programa 3em1 a fazer uma oferta pouco clara. E a um preço superior ao que eu faço. Achei melhor ignorar a dizer que estavam a passar informação a um concorrente. Dias depois recebo email de outra entidade. Esse dizia que tinha encontrado a minha empresa nas Páginas Amarelas e que se ofereciam para modernizar o site. Aí senti-me ofendido pela mentira evidente e respondi que não tinham encontrado nas Páginas Amarelas porque não estava lá e que não tinham visto um site desatualizado porque naquele endereço não tinha nenhum site para verem. Só não os mandei a uma certa parte porque esses também eram parceiros do 3em1. Aí eu já estava mais contra o programa do que contra estes infelizes, a lutarem por trocos num mar de tubarões e que mandam mails idênticos para todos os prospetos de cliente.
Nos dias seguintes recebi por correio tradicional ofertas de empresas de contabilidade, de material de escritório, de telecomunicações e tudo o que se possa lembrar. Recebi também o desejado código de acesso às finanças para abrir a atividade. A parte mais engraçada é que depois de utilizar no site o código que me mandaram por correio, tive de esperar por uma segunda carta enviada para confirmar a morada. Não era suposto a primeira já fazer isso?
Entretanto também vai chegar uma carta da Segurança Social, mas nesse site a atividade demora mais uns dias a ficar disponível. Não tem tanta pressa, basta ter as coisas em ordem no final do mês. O meu caso penso que foi no final da segunda semana.
Aqui não dou tanto detalhe porque a empresa de contabilidade tratou de tudo. Eu só tinha de me chatear com o ir ao correio e responder às poucas perguntas.

Transparência fiscal

Um conceito legal recente que causa muitas dores de cabeça é a transparência fiscal.

Basicamente foi algo pensado para profissões onde o dinheiro circula de forma pouco clara e acabou por ser aplicado à maioria. As formas de escapar são com vários sócios ou com várias atividades, mas não justifica o esforço. O grande ponto negativo é que os lucros da empresa são taxados de forma mais agressiva, por isso é preciso reduzi-los antes de chegar a conta. Pode ser com investimento, antecipando pagamentos do ano seguinte, dando prémios aos colaboradores… O importante é não deixar o dinheiro acumular.

Email

Da mesma forma que não usa a conta da empresa para o dinheiro pessoal, não pode usar o email pessoal para a empresa. É a única forma de manter a vida pessoal e profissional separadas e desligar para férias. Alguns negócios não dão o luxo de se poder tirar férias, mas nem isso é justificação para não ter as coisas organizadas. Porque um dia as coisas vão mudar e é preciso ter uma barreira.

Caso não confie no alojamento web para os emails, existem serviços profissionais de email por 4-8 euros mensais.